集团企业文印整合安全管控租赁解决方案｜广东珠江投资股份有限公司 10 年 + 合作案例
一、行业痛点：大型集团多部门分散采购带来文印管理三大难题
大型投资集团内部部门多、人员规模大，各部门自主采购文印设备，容易出现设备冗余、机密文件泄露、耗材成本难以管控等管理难题。广东珠江投资股份有限公司原有文印体系核心痛点如下：
1、各部门独立采购，设备重复购置，资源严重浪费 各个部门根据自身需求分别采购复印机、打印机、扫描仪、传真机，造成大量设备重复采购，不少设备长期闲置，整体设备利用率低，资源浪费突出。
2、无身份权限管控，机密文件存在信息泄露风险 高管证件、企业机密合同、内部涉密资料可以随意打印输出，缺少用户身份认证、权限管控机制，打印文件容易遗落在设备上，存在重要商业信息外泄的安全隐患。
3、设备型号繁杂，耗材成本居高不下，费用难以监控优化 现场设备品牌型号杂乱，全部使用原装耗材，IT 部门很难做标准化统一运维；文印费用归属划分模糊，整体开支无法有效监控，难以开展成本优化。
二、集团化文印整合 + 安全文档管控定制方案
针对集团 600 余人、两大办公区域，围绕精简设备、信息安全管控、成本降本可控三大诉求，落地设备整合 + AWMS 智能文档管理系统 + 全包租赁一体化解决方案：
（一）科学规划点位，精简统一设备，消除重复采购
结合两大办公区域合计 600 余人的人员规模，依据各区域使用频次、人员分布重新科学布点，配置 4 台彩色多功能一体机 + 2 台黑白高速输出设备；统一设备品牌型号，大幅精简设备总数量，降低 IT 运维难度，从根源上解决部门重复采购、设备闲置浪费的问题。
（二）部署 AWMS 智能文档管理系统，筑牢文印安全防线
上线 AWMS 智能文档管理平台，支持刷卡、扫码身份认证输出、漫游就近打印、个人及部门印量统计；必须身份核验才可取出打印文件，避免文件遗落错拿，保护高管资料与企业合同机密安全；系统自动生成印量数据报表，实现各部门文印费用精准分摊，为 IT 管理提供数据支撑。
（三）全包租赁模式，用量据实结算，成本大幅优化
切换为文印设备租赁服务，企业仅按照实际印量付费，不用承担设备折旧、故障维修的各类成本；经测算对比原有自购模式，每月综合文印开支下降约 30%，杜绝各类隐性浪费，实现文印费用可视、可控、可追溯。
三、项目落地成果
双方长期合作超过 10 年，整套集团文印整合管控方案稳定运行：
1、部署 4 台彩色复合机、2 台黑白高速激光机，同步上线 AWMS 智能文档管理系统，覆盖两大办公区 600 多名员工；
2、完成老旧分散设备整合，淘汰重复闲置设备，统一机型降低 IT 运维压力；刷卡扫码输出杜绝机密文件泄露风险，漫游打印提升员工办公便捷度；
3、系统自动统计各部门印量，实现费用精准分摊，综合文印成本下降 30%，真正做到资源节约、数据可追溯，支撑集团长期办公。
四、方案核心价值总结
1、整合冗余设备，杜绝资源浪费：统一规划布点，精简设备数量，告别各部门独立采购造成设备重复、闲置，减轻 IT 运维压力。
2、文印安全管控，防范机密泄露：刷卡扫码身份认证 + 漫游打印，文件不会随意滞留设备，保护合同、高管资料等敏感信息安全。
3、自动统计印量，实现成本精细化管理：系统自动统计个人、部门打印用量，方便内部成本分摊，告别费用归属不清的困境。
4、租赁模式降本增效：按实际用量结算，不用承担设备折旧维修，综合文印成本降低 30%，费用全程可视可控，适配大型集团长期稳定使用。
五、适用行业
投资集团、地产集团、大型集团总部、多部门大中型企业、对文档信息安全有高要求企业、人员 500 人以上需要做文印成本分摊的企事业单位。
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