陶瓷建材多分部文印统一整合租赁解决方案｜佛山欧神诺陶瓷有限公司 2 年合作案例

一、企业现存文印管理困境

佛山欧神诺陶瓷属于拥有多个分部的建材制造企业，过去文印体系处于碎片化状态。各分支机构各自选择复印机服务商，同时还保留一部分企业自有设备。多供应商并存的局面，直接造成报销对账环节错综复杂，财务需要对接多家主体，核对不同账单，日常管理消耗大量人力。

除管理层面问题外，设备使用体验同样存在明显短板。总部原有彩机输出效果不理想，不少租赁设备仅支持黑白打印，设备输出速度参差不齐，没有办法满足全员彩色出图、产品资料打印的业务需求。加之各分部处于相互独立的局域网环境，一旦机器出现硬件或者网络故障，没有办法通过系统手段做任务转移，只能原地等待维修完成才能够继续打印，直接耽误产品方案、投标资料输出。更为关键的是，过往还发生过文件涉密泄露事件，文印安全存在明显漏洞。

二、一体化整合改造实施思路

针对多供应商混杂、设备性能不足、网络隔离、信息泄密四大现实问题，我方采取全公司统一迭代替换的改造思路，不再维持分散式的文印模式。

在硬件配置层面，搭配 A4、A3 两类机型，输出速度覆盖 35‑55 页区间。A3 机型统一配置全彩色复合机，A4 选用多功能一体机，补齐全公司彩色打印能力短板，同时提升整机输出速度，满足产品效果图、宣传物料、商务文件的打印需求。

在安全与网络改造上，总部上线 IC 卡身份认证文印管控系统，通过服务器完成网络桥接改造，打通不同局域网之间的使用壁垒，启用漫游打印功能。员工打印任务可以发送至后台，刷卡之后就近选取设备输出，就算某一台机器发生故障，打印任务也可以跳转至其他可用设备，不用卡死等待故障机维修，同时 IC 卡刷卡取件从源头降低文件随意遗留带来的泄密风险。

在财务与资产端，实施全公司统一租赁结算，淘汰企业原有老旧自有机器，全部替换为我方租赁设备。所有分部不再单独对接外部供应商，全部账单归集到总部进行统一对账报销，消除多服务商带来的财务核对麻烦。

三、项目落地成果

该项目商机周期 2 年，完成全司共计 10 台文印租赁设备的整体替换部署。 通过硬件更新、IC 卡管控系统部署、网络桥接改造，实现全员彩色打印，解决设备速度不足问题；漫游打印规避单台故障造成的工作停滞；刷卡取件消除涉密风险；各分部全部收拢至总部统一结算，告别多家供应商并行造成的报销对账难题，文印硬件、网络、财务、安全管理全部实现标准化。

四、方案核心收益

1、消除多供应商管理乱象：淘汰零散外部服务商与老旧自有设备，总部统一结算，简化财务报销对账流程。

2、硬件性能全面升级：A3 全彩设备 + A4 一体机组合，覆盖各部门彩色打印需求，提升文件输出效率。

3、跨局域网漫游打印抗故障：服务器桥接网络，故障时任务可转移，不用被动等待设备维修，保障业务不停工。

4、加固文印信息安全：IC 刷卡认证输出，杜绝纸质文件随意遗落，规避商业文件泄密隐患。

五、适用行业

陶瓷建材、家居制造、多分支机构生产企业，分部多、多家文印供应商并存，存在跨局域网办公，对彩色输出、文印信息安全有要求的企业。

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